Dalam rangka pemantauan proses pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Program Studi-Internasionalisasi Program Studi (PHKPS) dan Program Hibah Kompetisi Prioritas (PHK Prioritas), maka DPA membentuk tim Monev yang memiliki tugas sebagai berikut.

  • Monitoring
    • Review laporan kegiatan dan keuangan
    • Visitasi prodi (Untuk PHKPS IP)
    • Konsultasi pelaksanaan hibah
  • Evaluasi, terkait rekomendasi persetujuan atas:
    • Laporan tengah dan akhir (pelaksanaan dan keuangan)
    • Pencairan dana hibah
    • Perubahan pelaksanaan dari rencana
    • Keberlanjutan hibah di tahun berikutnya

Berikut adalah jadwal dan tahapan proses monitoring dan evaluasi.

 

PHK Prioritas
Pengumpulan draft laporan tengah 22 Juli 2019 (Terakhir 14:00 WIB)
Presentasi Laporan 25-26 Juli 2019  13-14 Agustus 2019
Pengumpulan Revisi Laporan Tengah 31 Juli 2019  19 Agustus 2019
Pengumpulan draft laporan akhir 19 Oktober 2019 5 November 2019 (terakhir jam 14:00)
Cut off penggunaan anggaran 31 Oktober 2019
Presentasi/Diseminasi 11 – 13 November 2019
Pengumpulan revisi laporan akhir 18 November 2019
PHKPS-IP
Pengumpulan draft laporan tengah 22 Juli 2019 (Terakhir 14:00 WIB)
Visitasi laporan tengah 29 Juli – 2 Agustus 2019
Pengumpulan revisi laporan tengah 12 Agustus 2019
Pengumpulan draft laporan akhir 08 November 2019 (Terakhir 14:00 WIB)
Cut off penggunaan anggaran 29 November 2019
Visitasi laporan akhir 18 – 22 November 2019
Pengumpulan revisi 1 laporan akhir 30 November 2019
Diseminasi 3 – 4 Desember 2019
Pengumpulan revisi 2 laporan akhir 9 Desember 2019

Pengumpulan Laporan

Laporan dikumpulkan dalam bentuk hardcopy yang dijilid dan dalam bentuk softcopy berupa file melalui formulir pengumpulan laporan. Ketentuan cover adalah kuning untuk PHKPS-IP dan oranye untuk PHK Prioritas.

Laporan dalam bentuk softcopy terdiri dari file laporan pelaksanaan dan file laporan keuangan. File laporan pelaksanaan, dapat berupa file doc/docx maupun pdf yang terdiri dapat terdiri dari maksimal 5 file dengan ukuran maksimum total 100 MB. File laporan keuangan dikumpulkan dalam format xls/xlsx.

File diberi nama yang spesifik menyebutkan prodi dan tahapan laporan dengan contoh seperti di bawah ini.

  • Untuk laporan pelaksanaan : Akuntansi-Draft Laporan Tengah.pdf, Akuntansi- Laporan Tengah Revisi.pdf, Akuntansi-Draft Laporan Akhir.pdf, Akuntansi-Laporan Akhir Revisi 1.pdf, dan Akuntansi-Laporan Akhir Revisi 2.pdf.
  • Untuk laporan keuangan : Akuntansi-Draft Keuangan Tengah.xls, Akuntansi-Revisi Keuangan Tengah.xls, Akuntansi-Draft Keuangan Akhir.xls, Akuntansi- Keuangan Akhir Revisi 1.xls.

Ketentuan Pelaporan PHK Prioritas

  • Draf Laporan Tengah PHK Prioritas, berupa 2 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima oleh Tim Monev (melalui DPA) selambat-lambatnya 22 Juli 2019 jam 14.00, untuk kemudian dijadikan dasar evaluasi dan verifikasi di saat presentasi pada 25-26 Juli 2019  13-14 Agustus 2019.
  • Laporan Tengah yang telah disetujui Tim Monev, berupa 1 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima DPA selambat-lambatnya 31 Juli 2019  19 Agustus 2019 jam 14.00.
  • Draf Laporan Akhir, berupa 2 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima oleh Tim Monev (melalui DPA) selambat-lambatnya 5 Novembeer 2019 jam 14.00 untuk kemudian dijadikan dasar evaluasi dan verifikasi pada saat diseminasi yang dijadwalkan pada 11– 13 November 2019.
  • Revisi Laporan Akhir hasil diseminasi, berupa 1 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), dikumpulkan paling lambat pada 18 November 2019.

Ketentun Pelaporan PHKPS-IP

  • Draft Laporan Tengah PHKPS-IP, berupa 2 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima oleh Tim Monev (melalui BPA) selambat-lambatnya 22 Juli 2019 jam 14.00, untuk kemudian dijadikan dasar visitasi dan verifikasi yang akan dijadwalkan pada 29 Juli  – 2 Agustus 2019.
  • Laporan Tengah yang telah disetujui Tim Monev, berupa 1 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima DPA selambat-lambatnya 12 Agustus 2019 jam 14.00.
  • Draf Laporan Akhir, berupa 2 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima oleh Tim Monev (melalui DPA) selambat-lambatnya 8 November 2019 jam 14.00 untuk kemudian dijadikan dasar visitasi dan verifikasi yang dijadwalkan pada 18 – 22 November 2019.
  • Laporan Akhir yang telah disetujui Tim Monev, berupa 3 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima DPA selambat-lambatnya 30 November 2019 jam 14.00. Diseminasi PHKPS-IP akan dilaksanakan pada 3 – 4 Desember 2019.
  • Revisi Laporan Akhir hasil diseminasi, berupa 1 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), dikumpulkan paling lambat pada 9 Desember 2019.

Formulir Pengumulan Laporan

Formulir pengumpulan laporan dapat diakses melalui tautan berikut https://goo.gl/VKmkRK

Pedoman dan Template Laporan

Pedoman penyusunan laporan beserta template laporan dapat diakses melalui tautan berikut.