Dalam rangka pemantauan proses pelaksanaan Program Hibah Kompetisi Program Studi (PHKPS) dan Program Hibah Kompetisi Prioritas (PHK Prioritas) maka BPA membentuk tim Monev yang memiliki tugas sebagai berikut.

  • Monitoring
    • Review laporan kegiatan dan keuangan
    • Visitasi prodi
    • Konsultasi pelaksanaan hibah
  • Evaluasi, terkait rekomendasi persetujuan
    • Laporan tengah dan akhir (pelaksanaan dan keuangan)
    • Pencairan dana hibah
    • Perubahan pelaksanaan dari rencana
    • Keberlanjutan hibah di tahun berikutnya

Berikut adalah jadwal dan tahapan proses monitoring dan evaluasi.

PHK Prioritas

  • Pengumpulan draft laporan tengah    : 13 Juli 2018
  • Visitasi laporan tengah        : 16 Juli – 27 Juli 2018
  • Pengumpulan revisi laporan tengah    : 3 Agustus 2018
  • Pengumpulan draft laporan akhir    : 12 Oktober 2018
  • Cut off penggunaan anggaran        : 19 Oktober 2018
  • Visitasi laporan akhir            : 22 – 26 Oktober 2018
  • Pengumpulan revisi 1 laporan akhir    : 2 November 2018
  • Diseminasi                : 7 – 8 November 2018
  • Pengumpulan revisi 2 laporan akhir    : 16 November 2018

PHK PS

  • Pengumpulan draft laporan tengah    : 13 Juli 2018
  • Visitasi laporan tengah            : 16 Juli – 27 Juli 2018
  • Pengumpulan revisi laporan tengah    : 3 Agustus 2018
  • Pengumpulan draft laporan akhir    : 9 November 2018
  • Cut off penggunaan anggaran        : 16 November 2018
  • Visitasi laporan akhir            : 19 – 23 November 2018
  • Pengumpulan revisi 1 laporan akhir    : 30 November 2018
  • Diseminasi                : 5 – 6 Desember 2018
  • Pengumpulan revisi 2 laporan akhir    : 10 Desember 2018

 

Ketentuan Pengumpulan Laporan

Laporan dikumpulkan dalam bentuk hardcopy yang dijilid dan dalam bentuk softcopy berupa file melalui formulir pengumpulan laporan. Ketentuan kover adalah kuning untuk PHKPS dan oranye untuk PHK Prioritas.

Laporan dalam bentuk softcopy terdiri dari file laporan pelaksanaan dan file laporan keuangan. File laporan pelaksanaan, dapat berupa file doc/docx maupun pdf yang terdiri dapat terdiri dari maksimal 5 file dengan ukuran maksimum total 100 MB. File laporan keuangan dikumpulkan dalam format xls/xlsx.

File diberi nama yang spesifik menyebutkan prodi dan tahapan laporan dengan contoh seperti di bawah ini.

  • Untuk laporan pelaksanaan : TM-Draft Laporan Tengah.pdf, TM- Laporan Tengah Revisi.pdf, TM-Draft Laporan Akhir.pdf, TM-Laporan Akhir Revisi 1.pdf, dan TM-Laporan Akhir Revisi 2.pdf.
  • Untuk laporan keuangan : TM-Draft Keuangan Tengah.xls, TM-Revisi Keuangan Tengah.xls, TM-Draft Keuangan Akhir.xls, TM- Keuangan Akhir Revisi 1.xls.

Formulir pengumpulan laporan dapat diakses melalui tautan berikut https://goo.gl/VKmkRK

Pedoman penyusunan laporan beserta template laporan dapat diakses melalui tautan berikut.

 

Pelaporan PHK Prioritas

Draf Laporan Tengah PHK Prioritas, berupa 2 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima oleh Tim Monev (melalui BPA) selambat-lambatnya 13 Juli 2018 jam 14.00, untuk kemudian dijadikan dasar visitasi dan verifikasi yang akan dijadwalkan pada 16 – 27 Juli 2018. Laporan Tengah yang telah disetujui Tim Monev, berupa 1 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima BPA selambat-lambatnya 3 Agustus 2018 jam 14.00.

Draf Laporan Akhir, berupa 2 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima oleh
Tim Monev (melalui BPA) selambat-lambatnya 12 Oktober 2018 jam 14.00 untuk kemudian dijadikan dasar visitasi dan verifikasi yang dijadwalkan pada 22 – 26 Oktober 2018. Laporan Akhir yang telah disetujui Tim Monev, berupa 3 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima BPA selambat-lambatnya 2 November 2018
jam 14.00. Diseminasi PHK Prioritas akan dilaksanakan pada 7 – 8 November 2018. Revisi Laporan Akhir hasil diseminasi, berupa 1 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), dikumpulkan paling lambat pada 16 November 2018.

Pelaporan PHK PS

Draf Laporan Tengah PHK PS, berupa 2 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima oleh Tim Monev (melalui BPA) selambat-lambatnya 13 Juli 2018 jam 14.00, untuk kemudian dijadikan dasar visitasi dan verifikasi yang akan dijadwalkan pada 16 – 27 Juli 2018. Laporan Tengah yang telah disetujui Tim Monev, berupa 1 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima BPA selambat-lambatnya 3 Agustus 2018 jam 14.00.

Draf Laporan Akhir, berupa 2 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima oleh
Tim Monev (melalui BPA) selambat-lambatnya 9 November 2018 jam 14.00 untuk kemudian dijadikan dasar visitasi dan verifikasi yang dijadwalkan pada 19 – 23 November 2018. Laporan Akhir yang telah disetujui Tim Monev, berupa 3 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), harus sudah diterima BPA selambat-lambatnya 30 November 2018
jam 14.00. Diseminasi PHK Prioritas akan dilaksanakan pada 5 – 6 Desember 2018. Revisi Laporan Akhir hasil diseminasi, berupa 1 eksemplar hardcopy dan file (melalui formulir pengumpulan laporan), dikumpulkan paling lambat pada 10 Desember 2018.