Update : 12072018
Saat ini yang masih tersedia hanya untuk kelas konferensi A

Tujuan

Tujuan pemberikan hibah perjalanan konferensi internasional adalah:

  1. Meningkatkan manfaat penelitian yang dilakukan oleh dosen UII karena dapat diakses oleh komunitas yang lebih luas.
  2. Memfasilitasi dosen menjadi warga komunitas akademik global yang selalu mengikuti perkembangan keilmuan di disiplin yang digelutinya.
  3. Memperbesar ‘noktah akademik’ UII di peta akademik global.

Ketentuan Umum

  1. Yang berhak mendapatkan dukungan pembiayaan publikasi internasional dan pemberian insentif adalah dosen tetap, termasuk DTPK.
  2. Publikasi ilmiah yang diajukan harus mencantumkan Universitas sebagai afiliasi penulis dan mencantumkan email dengan domain uii.ac.id.
  3. Publikasi ilmiah yang diajukan belum pernah mendapatkan insentif/bantuan sejenis di lingkungan UII.
  4. Publikasi ilmiah yang telah mendapatkan insentif/bantuan publikasi tidak akan diajukan untuk mendapatkan insentif/bantuan sejenis di lingkungan UII.
  5. Publikasi ilmiah yang ditulis oleh lebih dari satu Dosen Tetap hanya dapat diajukan oleh salah satu penulis dan sepengetahuan Dosen Tetap yang lain.
  6. Artikel prosiding konferensi internasional adalah artikel yang dipresentasikan dalam konferensi internasional yang ditulis dalam bahasa resmi PBB (Arab, Inggris, Perancis, Rusia, Spanyol dan Tiongkok) , diikuti oleh penyaji artikel sedikitnya 4 negara dan melibatkan penyunting dari berbagai negara sesuai bidang ilmunya.

Ketentuan Hibah Perjalanan Konferensi Internasional

  1. Konferensi yang diikuti harus menerbitan prosiding yang memuat artikel lengkap, bukan hanya abstrak atau poster.
  2. Dalam satu konferensi setiap dosen dapat mengajukan pembiayaan untuk maksimal dua (2) artikel.
  3. Artikel prosiding konferensi internasional dikategorikan menjadi tiga kelas berdasarkan kualitas konferensinya
    Kelas A adalah prosiding konferensi internasional yang terindeks Scopus
    Kelas B adalah prosiding konferensi internasional yang didukung atau dilaksanakan oleh komunitas akademik/ asosiasi profesi yang bereputasi seperti Institute of Electrical and Electronics Engineers (IEEE), Association for Computing Machinery (ACM), American Psychological Association (APA) dan Association for Information Systems (AIS), atau institusi lintas negara.
    Kelas C adalah prosiding konferensi internasional lain yang diselenggarakan oleh institusi akademik bereputasi.
  4. Biaya maksimum yang dapat diusulkan dalam setiap konferensi sesuai dengan masing-masing kelas Konferensi yaitu Kelas A maksimum Rp 25.000.000,-, Kelas B maksimum Rp 20.000.000,- dan Kelas C maksimum Rp 15.000.000,-.
  5. Seorang dosen, dalam satu tahun anggaran dapat mengajukan biaya konferensi maksimal Rp 25.000.000,-.
  6. Dalam satu tahun anggaran seorang dosen hanya diperbolehkan mengajukan biaya konferensi internasional kelas C sekali.
  7. Pengusulan berikutnya hanya dapat dilakukan setelah melaporkan pelaksanaan konferensi sebelumnya.
  8. Komponen Pembiayaan :
    (i) Biaya registrasi (at cost)
    (ii) Perjalanan Pergi-Pulang (PP), jika menggunakan pesawat dengan kelas ekonomi (at cost)
    (iii) Akomodasi hotel maksimal sekelas bintang 4 atau berada pada hotel tempat diselenggarakannya konferensi
    (iv) Akomodasi lain,termasuk tranportasi lokal dan makan (at cost)
    (v) Visa (at cost, jika ada)
  9. Pengusulan dilakukan dengan melengkapi formulir yang disiapkan oleh BPA disertai artikel lengkap beserta bukti penerimaan naskah dari penyelenggara, call for paper atau undangan sebagai invited speaker.
  10. Pengusulan harus dilakukan sebelum pelaksanaan konferensi dan dalam tahun anggaran yang sama serta hanya dapat dilakukan oleh dosen yang mempresentasikan makalah.
  11. Pengusul yang telah mendapatkan HPKI pada tahun anggaran sebelumnya, wajib menyampaikan laporan proses penerbitan artikel sebelumnya.
  12. Penilaian kelayakan dan kelas konferensi dilakukan oleh Kepala BPA, Wakil Rektor 1 dan Wakil Rektor II, serta jika diperlukan dapat melibatkan mitra bebestari.
  13. Skema hibah saat ini belum memfasilitasi perjalanan dosen yang diundang sebagai keynote speaker di konferensi internasional atau konferensi internasional tanpa ‘call for papers’.
  14. Dosen pengusul diharapkan menilai kualitas konferensi sebelum mengikutinya, karena saat ini banyak konferensi internasional ‘abal-abal’. Salah satunya diindikasikan oleh kualitas artikel yang diterima yang sangat rendah. Proceedings konferensi tahun-tahun sebelumnya dapat dijadikan referensi untuk menilai. Daftar proceedings konferensi berbagai disiplin ilmu yang sudah diindeks oleh Scopus dapat dilihat di sini. (Catatan: perhatikan kode pada kolom ‘type’, ‘p’ menunjukkan ‘conferences and proceedings’.
  15. Pemberian insentif dan bantuan publikasi ilmiah dilakukan selama anggaran masih tersedia.

Pengajuan

Formulir pengusulan hibah perjalanan konferensi internasional dapat diakses pada tautan berikut (terlebih dahulu login menggunakan akun UII). Formulir ini juga menghasilkan draft laporan.

Pelaporan

Pelaporan HPKI dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut

  1. Pelaporan HPKI dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut
    (a) dilaksanakan paling lama 2 pekan setelah pelaksanaan seminar/konferensi.
    (b) Laporan diketahui oleh Ketua Program Studi dan Wakil Dekan
    (c) dilengkapi dengan formulir yang disiapkan oleh BPA.
    (d) data publikasi telah dimasukkan ke karya.uii.ac.id
    (e) verifikasi laporan dilakukan oleh BPA dan Wakil Rektor II
  2. Pelaporan HPKI dilakukan dengan melampirkan :
    (a) Bukti transaksi asli pengeluaran untuk pendaftaran, transportasi (termasuk boarding pass), biaya akomodasi lokal, dan pengurusan visa (jika ada).
    (b) Salinan sertifikat keikutsertaan sebagai penyaji artikel.
    (c) Bukti tembakan layar (screenshoot) pemasukan data publikasi ke karya.uii.ac.id
  3. Jika dana yang diterima dosen lebih besar dari dari total pengeluaran, maka sisa dana wajib disetorkan ke Kas Universitas dan bukti setoran dilampirkan dalam laporan.
  4. Jika dosen pengusul tidak jadi mengikuti konferensi, maka pengusul wajib mengembalikan seluruh biaya yang sudah diterima.

Formulir draft Laporan HPKI dibuat bersamaan saat pengisian formulir pengusulan, silakan cek email yang berisi tautan hasil pengisian formulir pengusulan.