Update : 31042017

Tujuan

Tujuan pemberikan hibah perjalanan konferensi internasional adalah:

  1. Meningkatkan manfaat penelitian yang dilakukan oleh dosen UII karena dapat diakses oleh komunitas yang lebih luas.
  2. Memfasilitasi dosen menjadi warga komunitas akademik global yang selalu mengikuti perkembangan keilmuan di disiplin yang digelutinya.
  3. Membesar ‘noktah akademik’ UII di peta akademik global.

Aturan umum

  1. Hibah perjalanan (travel grant) diberikan at cost, sebesar biaya wajar yang dikeluarkan, termasuk biaya pendaftaran konferensi.
  2. Konferensi yang diikuti harus menerbitan prosiding yang memuat artikel lengkap, bukan hanya abstrak atau poster.
  3. Hibah hanya diberikan kepada dosen yang mengikuti konferensi internasional dengan ‘call for papers’ yang mengharuskan artikel lengkap (tidak hanya abstrak) yang dimuat dalam proceedings baik cetak atau elektronik dengan ISBN/ISSN atau dimuat dalam perpustakaan/repositori digital (digital library/repositories) yang dapat dipercaya (seperti ACM Digital Library, IEEE Xplore Digital Library, dan AIS Electronic Library).
  4. Skema hibah saat ini belum memfasilitasi perjalanan dosen yang diundang sebagai keynote speaker di konferensi internasional atau konferensi internasional tanpa ‘call for papers’.
  5. Dosen pengusul diharapkan menilai kualitas konferensi sebelum mengikutinya, karena saat ini banyak konferensi internasional ‘abal-abal’. Salah satunya diindikasikan oleh kualitas artikel yang diterima yang sangat rendah. Proceedings konferensi tahun-tahun sebelumnya dapat dijadikan referensi untuk menilai. Daftar proceedings konferensi berbagai disiplin ilmu yang sudah diindeks oleh Scopus dapat dilihat di sini. (Catatan: perhatikan kode pada kolom ‘type’, ‘p’ menunjukkan ‘conferences and proceedings’.
  6. Dalam satu konferensi setiap dosen dapat mengajukan pembiayaan untuk maksimal dua (2) artikel.
  7. Biaya maksimum yang dapat diusulkan dalam setiap konferensi sesuai dengan masing-masing kelas Konferensi yaitu Kelas A maksimum Rp 40.000.000,-, Kelas B maksimum Rp 30.000.000,- dan Kelas C maksimum Rp 20.000.000,-.
  8. Seorang dosen, dalam satu tahun anggaran dapat mengajukan biaya konferensi maksimal Rp 40.000.000,-.
  9. Dalam satu tahun anggaran seorang dosen hanya diperbolehkan mengajukan biaya konferensi internasional kelas C sekali.
  10. Pengusulan berikutnya hanya dapat dilakukan setelah melaporkan pelaksanaan konferensi sebelumnya.
  11. Komponen Pembiayaan : (i) Biaya registrasi (at cost) (ii) Perjalanan Pergi-Pulang (PP), jika menggunakan pesawat dengan kelas ekonomi (at cost) (iii) Akomodasi hotel maksimal sekelas bintang 4 atau berada pada hotel tempat diselenggarakannya konferensi (iv) Akomudasi lain,termasuk tranportasi lokal dan makan (at cost) (v) Visa (jika ada)
  12. Pengusulan dilakukan dengan melengkapi formulir yang disiapkan oleh BPA disertai artikel lengkap beserta bukti penerimaan naskah dari penyelenggara, call for paper atau undangan sebagai invited speaker.
  13. Pengusulan harus dilakukan sebelum pelaksanaan konferensi dan dalam tahun anggaran yang sama.
  14. Penilaian kelayakan dan kelas konferensi dilakukan oleh Kepala BPA, Wakil Rektor 1 dan Wakil Rektor II, serta jika diperlukan dapat melibatkan mitra bebestari.

Pengajuan

Untuk saat ini pengajuan HPKI ditutup hingga pengumuman berikutnya.

Formulir pengusulan hibah perjalanan konferensi internasional dapat diakses pada tautan berikut (terlebih dahulu login menggunakan akun UII). Formulir ini juga menghasilkan draft laporan.

Pelaporan

Pelaporan HPKI dilakukan dengan ketentuan sebagai berikut

  1. dilaksanakan paling lama 2 pekan setelah pelaksanaan seminar/konferensi.
  2. Laporan diketahui oleh Ketua Program Studi dan Wakil Dekan
  3. dilengkapi dengan formulir yang disiapkan oleh BPA.
  4. data publikasi telah dimasukkan ke karya.uii.ac.id
  5. verifikasi laporan dilakukan oleh BPA dan Wakil Rektor II
  6. Jika dana yang diterima dosen lebih besar dari dari total pengeluaran, maka sisa dana wajib disetorkan ke Kas Universitas dan bukti setoran dilampirkan dalam laporan.
  7. Jika dosen pengusul tidak jadi mengikuti konferensi, maka pengusul wajib mengembalikan seluruh biaya yang sudah diterima.

Pelaporan HPKI dilakukan dengan melampirkan :

  1. Bukti transaksi asli pengeluaran untuk pendaftaran, transportasi (termasuk boarding pass), biaya akomodasi lokal, dan pengurusan visa (jika ada).
  2. Salinan sertifikat keikutsertaan sebagai penyaji artikel.
  3. Bukti tembakan layar (screenshoot) pemasukan data publikasi ke karya.uii.ac.id

Formulir draft Laporan HPKI dibuat bersamaan saat pengisian formulir pengusulan, silakan cek email yang berisi tautan hasil pengisian formulir pengusulan.